Uttaro契約医療機関インタビュー
医療法人 さかぐち医院 様（奈良県）
母子手帳の接種履歴写真のデータ化や、警告の表示機能など補助機能でベテランスタッフ以外でもワクチン予約業務に参加できるようになった。予約の電話件数は目に見えて減り、電話の用途そのものが患者の体調やニーズによりそったより高度な内容に対応できるようになった。
さかぐち医院 院長 坂口 嘉一 先生
ご高齢の方やお子様を連れての来院や、現役世代の方が、忙しくても来院しやすいように安心で利便性の高いクリニックを目指しています。
UttaroやiCall等、予防接種予約・診察順番予約や情報発信ための積極的なICT導入に取り組む他、10台分の広い駐車場、発熱外来の方専用の診療室、子供の予防接種や健診の方専用の待合室を備えています。
地域 :
診療科 :
奈良県奈良市
内科・小児科
導入前課題 :
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予防接種の予約電話１件あたりの通話時間が長く、スタッフ業務を圧迫すると同時に、予約者から見た利便性の上でも問題。
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予約業務熟練スタッフの長期休養に伴い、業務を正確にかつ効率化する必要に迫られていた。
解決策 :
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Uttaro小児科内科基本プランを2020年から導入
効果:
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Uttaroにより予防接種の予約にネット受付を導入することにより、予約受付の電話対応を省力化できた事により、患者によりそったより高度な電話対応に注力しやすくなった。
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警告機能の活用により、経験の浅いスタッフでも予約受付のサポートを行いやすくなり、新人スタッフの教育期間短縮につながった。
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集計機能の活用により、ワクチンの発注業務を効率化できた。
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予約～接種までシステム上での情報共有・申し送り等により業務の流れががスムーズになった。
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予防接種の間隔の確認が正確かつ簡単になった。（母子手帳のコピーの必要がなくなった）
Q...Uttaroの導入/Uttaroを選んだきっかけをお聞かせください。
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2020年にUttaroを導入。
予防接種の予約電話1件当たりの通話時間がかなり長くなり、他の要件での患者様からのクレームがきていました。忙しく働いておられる保護者の方々から、診療時間内に電話をかけていただくこと自体が時代遅れと感じていた折に、それまで小児の予防接種の予約担当を行っていたベテラン事務が病気のため長期で仕事を休まざるを得なくなりました。（小児のワクチンスケジュールを暗記して正しく短時間で予約業務が行えるスタッフを育成するのには、経験上2年はかかります）新しく担当をするスタッフからも効率化システムを導入したいという声が多く、検索エンジンで探してUttaroを見つけました。
予約時だけでなく当日のチェックでも時間をとられるのが、母子手帳の接種履歴のチェックです。Uttaroの母子手帳の接種履歴写真から履歴をデータ化してもらえるサービスのことを知り、当初より導入するならUttaro一択だと考えて他社システムは選択肢にせず導入を決めました。
Q...Uttaroの予約受付システムについてお聞かせください。
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予防接種予約の電話対応が減った事により、より高度な電話対応が増えた
導入直後から目に見えてわかる効果としては、電話対応に割く時間が減ったこと。これまでは、予防接種の予約に長い通話時間をとられていたのでスタッフの業務の手がとまり、また、予約以外の要件の電話を充分に受電することができませんでした。ワクチンの接種実施数はかわらないのに、以前とくらべると受電で対応する内容が、発熱の方や初診の方への電話対応が多くなったと感じており、電話の用途そのものが患者の体調やニーズによりそったより高度な内容の対応件数が増え効果的になりました。
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警告機能や集計機能により業務が効率化された
スタッフからの声としては、スタッフが窓口で入力する割込み予約やネット予約でも、警告機能が便利です。いままでは２年かけて育てたスタッフがすべて一人でチェックしていましたがUttaroがアラートをだしてくれるので、チェックや窓口予約もベテランスタッフでなくても手伝えるようになりました。
インフルエンザワクチンの供給が希少な年は、集計機能を随時チェックして日々の予約数を調整することで、最大限の予約受付が可能になりました。
Q...Uttaroの実際の運用についてお聞かせください。
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Uttaroによる情報共有を通じて、予約から接種、カルテ転記までをスムーズに
まず事前準備として、ネットでの予約変更キャンセルを受け付けるたびに指定のメールアドレスにUttaroから通知が来るよう設定していますので、通知メールをチェックして管理画面にログイン。ネット予約が入った患者の接種履歴をチェックし、警告がでていないかなどをチェックします。警告時の対応はベテランスタッフが実施日までに対応。予約内容の組み合わせとしてもっと同時接種ができるという場合も受けるべき定期接種ワクチンを追加し、保護者に連絡します。こういった申し送りメモもUttaroに残すことができるので、管理画面上で院内でも情報共有しています。操作時に不明点があれば、Uttaroの契約医療機関専用ヘルプセンターに連絡して確認をとって解決します。
実施当日は、名簿帳票を出力してドクター、ナース、受付スタッフの3部署で共有します。
昨年電子カルテをオンプレミス型のものからクラウド型の電子カルテに入れ替え、さらに利便性が高まりました。
Q...Uttaro活用における工夫についてお聞かせください。
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ネット予約が可能になった事を広く告知するための工夫
これまでの予約方法が、来院して接種実施後に窓口で次回予約日を確定して予約、もしくは電話予約だけで対応していたので、保護者側にネットでとれるということを告知するのに工夫が必要でした。保護者はいつもどおり予約をして帰ろうとしたり、割合は少ないが、若い方でも面倒なので窓口で取ってほしいという方もおられます。
告知方法としては、当院はUttaro導入当時ホームページを持っていなかった事もあり、契約時に提供されるポスターなどのデータを印刷して待合室に張り出す他、コストをかけず次のような方法をとりました。
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LINE公式アカウントを開始。リッチメニューから予防接種ネット予約ボタンとしてUttaroに誘導。月に1回程度、一括メッセージ送信を行い、インフルエンザワクチンの開始時期の案内とネット予約方法などタイムリーに配信。
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Googleマイビジネスでサイトを作成し予約ボタンからUttaroへの導線を設置。
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かかりつけ通院患者が必ず閲覧する診察予約システムiCallのお知らせ画面にも「予防接種・健診の予約はこちら」としてUttaroに誘導。
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こどもの診察券の裏には、LINE公式アカウント、Uttaro、診察予約システムのQRコードを掲載して誘導。
スタッフもUttaroからの予約の割合が多い方がミスがなく、変更も保護者の方が２４時間いつでも可能になるので、窓口で予約をとろうとする保護者へのUttaroの告知に大変協力的でした。どうしても自分でのネット予約は不安だという方については、これまでどおり窓口で予約をとりUttaroの割込み予約機能でスタッフが予約を入力して、並行して利用しています。
医療法人 さかぐち医院
〒630-8326 奈良県奈良市瓦堂町6-1
内科・小児科を標榜
近鉄奈良市駅から徒歩15分ほどの場所。予防接種・健診を含めた小児の受診から子育て世帯高齢者と３世代４世代のファミリークリニックとして地元に密着
