Uttaro契約医療機関インタビュー
回答医療機関名 非公開クリニック
Uttaro導入による、電話対応の負担軽減と、紙ベースでの情報伝達の廃止により業務を大幅に効率化
接種履歴等が医療従事者から見ても保護者から見ても、わかりやすく一覧で表示されるようになったため、履歴の確認や接種忘れの発見が容易に ユビーAI問診とも併用
地域 :
診療科 :
中部地方
小児科
導入前課題 :
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すべての予防接種予約を電話で受け付け、紙に記録するという運用をしていた。接種本数も非常に多く、受付スタッフが電話を受ける手間や、予約受付後も看護師が紙台帳をもとに接種準備に追われていた。
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母子手帳上の接種履歴が時系列でない事もあり、電話対応時の接種履歴確認のヒアリングに時間がかかるうえ、ヒアリングした情報が誤っている事が頻繁にあった。
解決策 :
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Uttaro小児科内科基本プランを2021年から導入
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ユビーAI問診を2022年から導入
効果:
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Uttaro導入により予防接種がほとんどネット予約に移行した事で、電話対応業務の負担が大きく減った。
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接種履歴等が時系列で確認、情報共有しやすくなり、接種の準備や、接種忘れへの対応が簡便になった。
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Uttaroの健診予約機能で定期処方もネット予約制に。ネット予約後にユビーＡＩ問診に誘導する導線をつくり予防接種予約以外の予約業務も効率化
Q...Uttaroの導入/Uttaroを選んだきっかけをお聞かせください。
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2021年にUttaro小児科内科基本プランを導入
Uttaro導入前はすべての予防接種を電話で予約を受け付け、紙に記録するという運用をしていました。接種本数も非常に多く、受付スタッフが電話を受ける手間や、予約受付後も看護師が紙台帳をもとに接種準備に追われていました。
電話での予約受付時に最も困るのは、保護者様への過去の履歴の確認です。母子手帳は、接種履歴の記録が時系列に並んでいるわけではないので、直前の履歴がなんであったかをヒアリングしても、保護者様がその記録を母子手帳から正しくみつけていただくまで5分、10分電話口で待機しなければならない事や、そのご回答履歴が結局は間違っていることが実施当日に発覚するなどの事が頻繁にありました。
小児に対応した良い予防接種予約システムがないかと考え、検索エンジンで検索してUttaroを見つけたことがきっかけです。
Q...Uttaroの予約受付システムについてお聞かせください。
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電話対応の業務負担は大幅に減、接種履歴もUttaro上にで確認しやすくなった
ここ1年間の予防接種のネット予約率は99.7％です。電話にかかっていた業務が減り、院内の業務効率は各段に改善されました。まず、保護者様にとっても見づらい母子手帳の接種履歴ですが、Uttaroが写真からデータ化してくれた履歴や、当院での実施記録が、時系列に並んだ状態で一覧することができるので非常に見やすく、判断しやすくなりました。接種忘れがある場合、データから発見しやすく、保護者様に次回予約を促進することもできます。
当院指定のルールに合わない予約や定期接種期間を逃した予約も、Uttaro管理画面からハイライトと警告表示される機能は大変重宝しています。
Q...Uttaroの実際の運用についてお聞かせください。
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従来の紙ベースの情報伝達がなくなった事で仕事の仕方自体が改革された
予防接種ネット予約に関しては、予約受付後、実施までに予約に警告がでていないか、過去履歴に打ち忘れがないかなどをチェックし、問題なければ実施を行います。定期処方については、当日にAI問診ユビーでの事前問診が完了しているのでその内容を確認した上で診察にあたることができます。当院の電子カルテは、インターネットに接続できる端末で操作できるタイプのものなので、UttaroとユビーAI問診の管理画面も電子カルテで一緒に開いた上で必要な情報を閲覧しながら診察にあたることができます。
予防接種に関しても、診察前の問診に関しても、従来情報伝達につかっていた大量に利用していた「紙」と紙を見ながらの「転記」をなくすことができ、仕事の仕方自体を改革することができました。
現状UttaroとユビーAI問診には連携機能はありませんが、特に困ったことはありません。電子カルテがインターネット接続可能端末で利用できる場合は、複数のシステムを利用していたとしても電子カルテと同一端末で開いて作業ができるので、操作に慣れればほとんど負担は感じません。
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Uttaroの健診予約機能を診察予約にも活用
予防接種ネット予約の運用が非常に順調だったので、「健診予約機能」を「診察予約」にも活用することにしました。もともと、当日の診察予約用に順番待ち予約はすでに導入していましたが、一部慢性疾患や定期処方の患者様は日時指定の時間予約制で予約をとっていたため、Uttaroが活用できるのではないかと考えました。定期処方のネット予約はおひとり様1回までのネット予約で予約を行っていただいています。予約前日にUttaroから自動配信されるリマインダーメールの本文に、同時期に導入したユビーAI問診のURLをいれて、当日来院前に問診登録をしていただいた上で来院いただくフローに変えました。
Q...Uttaro活用における工夫についてお聞かせください。
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Webサイト、Uttaroを活用し推奨の接種スケジュールや組み合わせ等を丁寧に告知
当院独自の予防接種スケジュールや同時接種組み合わせルールがあり、できるだけ当院の推奨する組み合わせで予約をとってもらえるよう、告知に力をいれました。ワクチンの詳しい説明文と、当院が推奨するスケジュールと組み合わせを見やすい表（※）にしてWebサイトに掲載し、Uttaroの予約サイト「お知らせボード」からも目立つようにリンクをはりました。
また、Uttaroのカスタマーサクセス担当と相談して、「ワクチンマスタ」の「説明文」の項目にも、おすすめの組み合わせとして同時接種選択時に選んでいただきたいワクチンや、独自の接種間隔について、保護者様が気付きやすいように丁寧な説明を記載しました。
Uttaro導入当初は、実施してはいけない内容ではないものの、当院の方針とは異なる同時接種を選ばれて予約されることもありましたが、現在はほぼ、皆さん説明文通りの予約をご自身で確定していただけています。
また、できるだけネット予約の割合を増やしていただくため、予防接種のネット予約ができるようになったことを、Webサイトのヘッダの目立つ部分にボタンを設置して告知しました。さらに、予防接種で通院中の患者様の保護者様には、次回の予約ワクチンとだいたい何日頃以降の日程のネット予約をとればよいのか、メモ書きをしておわたしすることで、ご自身でどんどんネット予約を確定していただけるようになりました。