インフルエンザワクチン接種実施期間に突入しました。Tips Part1では、インフルエンワクチン予約の基本設定について、無駄な問い合わせを減らし、患者を悩ませずにネット予約に誘導する設定方法、Tips Part2では、よりネット予約率を高めて予約受付の人的負担を減らし、売上げに貢献する設定、告知方法をご紹介しました。
今回は、入庫希少なシーズンにネット予約を取りすぎてしまうリスクを減らす、薬卸さんに効率よく交渉、発注する方法、小児のインフルエンザワクチン２回目の予約がまだの方のリストを確認する方法などをご案内します。
入庫希少時に「ワクチンマスタ」-「予約制限数」を使いこなそう。
年度によりインフルエンザワクチンの入庫が希少なシーズンや、シーズン終盤になり、在庫数が少なくなってきた。または１年間の入庫数があらかじめ決まっているなどの場合便利な機能です。
「マスタ管理」-「ワクチンマスタ」-「予約制限数」の欄に見込み入庫数で予約可能な人数の目安を入力し「更新」します。見込み入庫数より少し少な目の数を設定するのがコツです。ワクチンは１本１人のシリンジとは限らず、バイアルやボトルの場合、端数の廃棄がでます。入庫予定ギリギリの人数を指定してしまうとワクチンが足りなくなる可能性がありますのでご注意ください。
この「予約制限数」は入庫潤沢の場合は「-1」で制限しないこともできます。入庫数の残数が限られる場合に設定いただくと、ネット予約、割込み予約、いずれも、予約が１名はいると 数がカウントダウンされ、キャンセルされると数が戻る・・・といったように予約制限数の残数にリアルタイムに反映されます。「0」になった段階で、自動的にネット予約をストップ、割込み予約もストップします。
「予約制限数」が「0」に近づいている、「0」になった場合は、「管理画面」-「予約管理」カレンダーの左上あたりに「警告」が表示されます。実際は追加入庫がある、入ってきたという場合、この警告が出たままになっていないか注意してください。追加入庫予定、もしくは追加の在庫に合わせて残数を調整してください。
３歳未満の患者が多いので「予約制限数」を３歳未満の残数と、３歳以上の残数で減り方を変えられるように制限したい。
予約・実施集計メニューの集計表を使って、薬卸への発注や交渉を行おう。
１３歳未満の１シーズン２回の接種を推奨している年代で２回目の予約がまだ確定していない患者を特定してはやめの予約確定を促進する
以上、インフルエンザワクチン予約の必須の設定Tips1 ネット予約率をあげる設定Tips2 入庫数をこえて予約を取りすぎない、在庫を確保するTips3の記事をご覧の上、スムーズでスタッフの負担を削減する運用を行ってください。
小児科内科基本プラン、コロナワクチン専用プランをご契約の医療機関様も同様の機能を活用できますので、是非普段の運用からご利用ください。
社内でサポートさせていただくときに利用しているチェックシートです。
ダウンロードして院内でもご方針に沿ってご自身でも設定のチェックにお役立てください。
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