Uttaro導入医療機関にもオンライン予約率が高い医療機関とそうでない医療機関があります。
運用については医療機関の方針や取り扱っておられるワクチンの種類や、通われる患者の年齢層や地域差など条件に差がありますので一概にオンライン予約率が高ければ良いというものではありません。
しかし、オンライン予約率が高いほうが、予約業務にかかる人件費や労働時間はおのずと減ります。
スタッフの残業を減らし、人でなければできない患者とのコミュニケーションや高度な医療サービス、経営に関わる高度な事務処理に優秀な人材の時間を割くことができ、労働環境の改善、経営の改善、患者満足度の向上につながると考えられます。
オンライン予約率が高い医療機関の特徴をいくつか紹介したいと思います。
医療機関のホームページでUttaroの使い方説明と予約サイトへリンクして告知している 診療所はまだまだホームぺージがないところが多いようです。 ホームぺージに多額の投資をする必要は全くありませんが、やはりたくさんの情報量を自由に掲載できるメリットは大きく、通院患者にも便利な情報源です。 ホームぺージが充実している医療機関の場合、予防接種予約システムUttaroへのリンクを目立つところに置いただけで、気づいたらたくさんの予約が入っていた！というケースが多いです。
診察予約システムトップからもUttaroの使い方説明と予約サイトへリンクして告知している 診察予約のシステムはすでに導入していて活用が進んでいるという場合、たいていの診察予約システムには、お知らせ更新機能があります。そこに、予防接種予約サイトができたことと、リンクを掲載していただくとホームぺージと同様に効果が大きいです。Uttaroと相性のいい診察予約システムについての記事
クリニックのLINE公式アカウントを運用して使い方やリンクを告知している 最近、LINE公式アカウントを診療所が運用するケースが増えています。ホームぺージより気楽に更新でき、さらに、メッセージは到達度が高いので便利です。1対多送信のメッセージは一昔前のメルマガや郵送のハガキ替わりになりますし、1対1のメッセージはメール代わりになります。通院患者お友達登録が多ければ1対多のメッセージ機能やリッチメニュー機能、タイムライン機能で予防接種ネット予約ができることを告知してリンクを掲載すると効果絶大です。 LINE活用については、追って別の記事で詳しく紹介するつもりです！
導入時に患者に予約方法リーフレットやQRコードを印刷して渡している 1～3までどれもやってない・・・という医療機関も多数あることと思います。 その場合は、来院患者にいかにお知らせするかということにかかっています。 患者もITに詳しくない可能性も高いので、外国の方や年配の方には無理強いはせず、若手の方中心に、リーフレットや新規登録用QRを受付で配布され、ネット予約のメリットをさらっと一言添えて配布いただくと効果があります。 リーフレットのサンプルは、ご契約医療機関に数パターン差し上げますので、そのまま配っていただいても結構ですし、運用にあうように改変していただき、配布していただくことができます。
小児の予防接種予約の場合、次回スケジュールの目安だけ案内し、ネット予約に誘導する 小児のワクチンの場合は、どうしてもスケジュールが複雑。ルールにあった予約制限や、予約日の目安を年齢と接種履歴から表示する機能をUttaroは備えていますが、やはり読むのが苦痛、理解できるか心配という保護者も多いようです。 スケジュール表に、次回の目安をメモ書きで渡し、これ以降の日程で次、このワクチンとこのワクチンをネットでとってくださいね。操作がわからなければ、UttaroのLINEで聞いてくださいね。など、ご案内いただくとハードルがさがり、スタッフ様の作業時間も短縮されます。 スケジュール表は、日本小児科学会推奨スケジュール、VPDを知ってこどもを守る会スケジュールの他、Uttaroのスケジュール表などを活用いただいているケースが多いです。英語版・中国語版（繁体字）もあります。
母子手帳写真登録機能の活用を案内する もう1歳超えてるから過去履歴を全部いれるのがめんどくさい！という保護者さんは絶対に多いです。Uttaroなら、写真を登録していただくとオペレータがデータ化しますので、是非強くアピールして活用ください。履歴を登録するのに慣れたオペレータがデータ化しますので、正確性が高く安心していただけます。
7.最後に・・・あまりに患者個人の細かすぎる要望に対応しない。
受付スタッフ様が親切で優しく、予防接種に詳しい医療機関に多い事例なのですが、あまりにも個人の患者様の特殊すぎる要望すべてに対応しようとされると、ネット予約はすすみません。かえってスタッフ様の負担が増えてしまい本末転倒になるケースがあります。基本はオンライン予約へ誘導。なんらかの理由がある場合は窓口予約で受け付ける。ネット予約ができたほうが便利だよと印象づけていただけると効果的です。
あまりにも窓口予約多いと、ネット予約をするほうが、いろいろと自分で対応しなければならず損だという印象ついてしまうと、なかなか切り替えていただくことができません。
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